De l’utilité des normes, des standards  et de la certification
en archivage électronique 

Séminaire - 18 janvier 2012 de 9h00 à 12h30

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Madame, Monsieur,

C’est avec plaisir que nous vous invitons à notre premier séminaire de l’année 2012 qui abordera la nécessité des normes et des  standards  pour les systèmes d’archivage électronique et de l’intérêt de faire certifier votre système d’archivage électronique.
Ce séminaire marquera également notre volonté de donner une portée plus internationale à nos évènements en accueillant deux orateurs étrangers qui font référence dans le domaine des normes : Monsieur Pascon (FR), et Monsieur James Lappin (UK), qui vous fourniront une information de qualité. C’est une belle opportunité pour nous tous de les rencontrer!

Tout système d’archivage doit assurer certains principes de base.  Les informations qui sont conservées dans ce type de système doivent être pérennes, intègres, fiables.  Il faut avoir l’assurance que, en fonction des délais de conservation qui sont prescrits pour différents types de documents, il sera possible de les récupérer, sans pertes et dans le format initial, après 6 mois, un an, quinze ans, ou parfois même bien plus pour assurer la continuité du business ou, le cas échéant, les produire dans le cadre d’un litige.  Il n’y a pas de solutions miracles pour atteindre cet objectif  qui doit composer avec l’évolution ultra-rapide des technologies et avec l’apparition de nouveaux formats ou de nouvelles versions de logiciels qui peuvent mettre en danger ces notions de pérennité et d’intégrité.
Alors que faire ?
Le recours à des normes et des standards dûment reconnus et la certification de votre système d’archivage électronique contribuent efficacement à l’élaboration de systèmes d’archivage électronique répondant à la législation et aux besoins des utilisateurs.  Ces aspects seront évoqués lors de notre séminaire.

Il faut de plus constater qu’il y a de plus en plus d’informations fondamentales véhiculées par les e-mails, que ce soit au niveau du corps du texte mais aussi au niveau des pièces jointes.  Il ne s’agit plus d’une simple messagerie mais bien d’un outil de communication complexe permettant un échange d’informations critiques, le plus souvent à la base de l’organisation de notre travail quotidien.

Nous accueillerons donc deux orateurs qui nous feront bénéficier de leur point de vue :

• Archivage électronique et certification (session en français)

Depuis plusieurs années, il est de plus en plus nécessaire de conserver un nombre grandissant de documents numériques (factures, bulletins de paie, relevés bancaires, etc.) qui, souvent, n'existent plus que sous cette forme. Pour répondre à ce besoin, les services informatiques ont mis en place des Systèmes d'Archivage Électronique ou SAE. Cependant un SAE n'est pas qu'un outil technique. Pour qu'il soit efficace, c'est à dire qu'il préserve dans le temps la valeur des documents qu'il stocke, il faut qu'il fonctionne dans un environnement adapté et conformément à des procédures répondant à la législation et aux besoins des utilisateurs.
Mais comme être sûr que son SAE atteint les objectifs qui lui sont assignés ? Qu'il est fiable ? Que les procédures d'exploitation sont respectées ? L'un des moyens de répondre à ces questions consiste à faire certifier le fonctionnement de ce SAE par un organisme indépendant.
L'exposé se propose de présenter les grands principes de ce type de certification, son fonctionnement, ce qui la distingue d'autres approches comme les labels, de présenter les bases de la certification des SAE et notamment les référentiels d'audit aujourd'hui utilisables. Cet exposé se terminera par une description de la démarche que doit mettre en œuvre une entreprise ou une administration qui souhaite faire certifier son SAE et des coûts cela implique.

Orateur : Jean-Louis Pascon, Vice-président de FedISA France, membre de l’AFNOR, membre de l’AIIM

• Current trends in electronic records management (session en anglais)

The past five years have seen many changes in the electronic records management world.     The market share taken by SharePoint weakened the influence of electronic records management standards such as MoReq2 and DoD 5015.2.  This has forced a rethink of what an electronic records system is and how it relates to other systems in use in the enterprise (collaborative systems, line of business systems etc).   MoReq2010 is the response of the European records and archives community (in the shape of the DLM Forum). 
In this talk the speaker will give an overview of technology trends and of the electronic records management/enterprise content management system market. He will also talk through the MoReq2010 standards and it's points of continuity and difference with previous records management standards

Orateur: James Lappin, he is an independent records management trainer and consultant. He writes an influential blog, Thinking Records, (www.thinkingrecords.co.uk) and contributes to three podcast series (Musing over MoReq2010, ECM talk and Records Management Today).  James co-authored Eduserv's research into the impact of SharePoint on UK higher education institutions which was published in 2010.  James can be contacted by e-mail (JHLappin@googlemail.com) and is @jameslappin on Twitter

Programme

• 8h30-9h00: Accueil
• 9h00-9h10: Introduction
• 9h10-10h40: Archivage électronique et certification, Jean-Louis Pascon, Vice-président de FedISA France, membre de l’AFNOR, membre de l’AIIM
• 10h40-11h00: Pause
• 11h30-12h30: Current trends in electronic records management, James Lappin, independent records management trainer and consultant
• 12h30: Clôture

Quand
le 18 janvier 2012 de 9h00 à 12h30

Où
A l’Hôtel du Carrefour de l’Europe, Rue Marché aux Herbes 110, 1000 Brussels – Belgium

Frais d’inscription
• Pour les membres de FedISA Belgium : 55 € HTVA (66.55 € TVA incluse)
• Pour les non-membres de FedISA Belgium : 95 € HTVA (114.95 € TVA incluse)

Inscription en ligne

En espérant vous y accueillir nombreux

L’équipe de FedISA Belgium